档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范学院档案管理工作，提高档案管理水平，依法保护和高效利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《高等学校档案管理办法》等有关规定，结合学院实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学院招生、教学、科研、管理、建设等工作中直接形成的对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、数据、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案管理工作是学院重要的基础性工作，学校将之纳入整体发展规划。
第四条 学院档案管理工作由党政办具体负责，其主要职责是：
（一）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，制定档案管理工作规章制度；
（二）将档案管理工作纳入学校整体发展规划，推动档案信息化建设与其他工作同步发展；
（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实工作人员、档案室、软硬件设备等；
（四）组织开展档案管理培训，对各部门档案管理工作进行监督、检查和考核。
第二章 机构设置与人员配备
第五条 学院档案室是统一保存和提供利用学院档案的专门机构，应当具备符合要求的场所和管理设施。
各部门根据实际工作需要，可以设立档案分室单独保管业务档案，档案管理工作接受学院档案室的指导和监督。
第六条 档案室的主要职责是：
（一）拟订学院档案管理工作规章制度，并负责贯彻落实；
（二）负责接收（征集）、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料；
（三）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（五）提供档案资料的查阅、借阅、复印等服务；
（六）组织开展档案管理业务培训；
（七）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
第七条 学院档案室配备专职档案管理人员。各部门明确专人负责档案管理工作。
第八条 档案管理人员应当遵纪守法、爱岗敬业、忠于职守，具备一定的档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第九条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受教学、科研和管理人员同等待遇。
第三章 档案管理
第十条 学院建立、健全档案管理工作的检查、考核制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。
第十一条 不同种类的业务档案归档范围按照以下规定执行：
（一）党群、行政类档案材料以党政管理过程中学院收到和形成的文件材料为主，包括学院名义制发的全局性、综合性文件材料，上级来文和其他单位的来文、来电等。
（二）教学类档案材料以教学管理和教学实践中形成的各种载体的资料为主，包括教学综合管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材、成绩册、论文等。
（三）科研类档案材料以科研管理和实践活动中形成的各种载体的资料为主，包括科研管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等材料。其中，学院承担的经过鉴定、评审或验收的所有科研项目各个阶段形成的档案资料，特别是研究实验阶段形成的评审材料，应当及时归档。
（四）基础建设类档案材料以基本建设管理和基本建设工程项目（新建、扩建以及大、中型维修）中形成的各种载体的资料为主，包括基本建设项目立项材料、可行性研究材料、设计基础材料、设计材料、工程管理材料、施工材料、竣工验收材料等。停建、缓建的基建工程项目，其重要文件也应归档。
（五）财务类档案材料以财务部门在财务管理和会计活动中形成的各种载体的资料为主，包括财务管理文件、会计报表、会计账簿、工资清册、会计凭证等。
第十二条 归档的档案材料包括纸质、电子文档、照片、音视频等各种载体。
归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
第十三条 学院实行档案材料形成部门立卷的归档制度。
凡归档的文件材料，卷内文件应当齐全完整、字迹清楚、签署完备。收文应当有正文、附件、办理结果；发文应当有定稿、印本、附件；来往文书应当有请示、批复。保管期限应当按照永久、30年、10年三个保管期限准确划分。归档文件应当有序编制卷内目录，正文在前、附件在后，印本在前、底稿在后，批复在前、请求在后。
凡归档的科技材料，底图、蓝图必须符合国家颁发的图样管理制度要求，纸质优良，字迹工整，图样清晰；文字材料不得用圆珠笔、铅笔和复写纸书写，以利于长期保存。
凡归档的会计档案要使用统一规格的记帐凭证簿、表册；必须装订完整，填写清楚准确，不得省略；帐簿名称与内容必须相符。
不合符以上归档要求的档案材料，档案室不予接收。
第十四条 归档时间按以下规定执行：
（一）党政、群团部门和能按年度归档的部门在次年六月底以前归档；
（二）教学档案在次年十月底以前归档；
（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成或通过鉴定验收后两个月内归档；
（四）设备仪器档案应在设备、仪器安装调试投入使用后一个月内归档；
第十五条 档案室应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失；对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制；对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第十六条 教职工个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。
第十七条 档案馆与相关部门应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第十八条 档案室应当认真执行档案统计年报制度，按要求建立各门类档案登记簿，做到帐目清楚、账物相符、手续完备、项目齐全。档案室负责每年将接收、移交、销毁（分永、定）、库存档案（分永、定）、查阅利用等情况写入档案统计工作年报，并按要求报送至市委办公室（档案局）。
第四章 档案的利用
第十九条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
第二十条 各部门工作人员因工作需要查阅、借用、复印相关档案资料，或者外来人员到本部门办理某项具体事项而需要查阅、借用、复印相关档案资料的，应当由承办科室填写《档案查阅、借用、复印备案表》，经党政办同意后交档案室备案。未进行事前备案的，档案室有权拒绝提供查阅、借用和复印服务。
第二十一条 档案室是学院出具档案证明的唯一机构。加盖党政办档案管理专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第二十二条 档案室应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。
第五章 档案的鉴定和销毁
第二十三条 各门类档案每5年进行一次价值鉴定，由档案室对已到保管期限没有查考价值的档案登记造册，提出销毁意见；对保管期限需要修改的档案提出修改意见，并做好相应的标识工作。
第二十四条 档案销毁意见经党政办负责人审核后，逐级报分管院领导和院长批准。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十五条 档案销毁工作由至少两名档案工作人员到指定的销毁地点安全销毁，并在销毁档案清单上签字。销毁档案清单和鉴定报告、审批意见由档案室永久保存。
第六章 条件保障
第二十六条 学院将档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第二十七条 学院为档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。
第七章 法律责任
第二十八条 有下列行为之一的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第八章 附则
第二十九条 涉密档案材料的管理、利用及销毁，参照学院保密管理相关制度执行。
第三十条 本办法由党政办负责解释。
